چگونه سازمان خود را برای دورکاری برنامه ریزی کنیم؟
تکراسا نوشت: مارتن ميکوس (Marten Mickos) مدیر عامل هکروان (HackerOne)، کسی که تجربه کار از راه دور با یک گروه ۶۰۰،۰۰۰ نفری را دارد؛ در این مقاله پیشنهادهایی را برای موفقیت دورکاری کارکنان مطرح کرده است. این پیشنهادها می‌تواند به مدیران اجرایی کسب‌وکارها کمک کند تا در این زمان که به دلیل بحران ویروس کرونا مجبور به دورکاری شده‌اند، استراتژی و دستورالعمل‌های بهتری را اجرایی کنند.
دیروز در واکنش به تهدید ویروس کرونا، سبک کاری شرکت خود را به طور کلی به دورکاری تغییر دادیم. حالا من مدیر عامل شرکتی هستم که هیچ یک از اعضای تیمم را نمی‌بینم.
من ۲۰ سال است که شرکت‌هایی که کارمندان آن در سراسر کشور ساکن هستند را اداره می‌کنم. ما پیشگام مدلی در سیستم مدیریت پایگاه داده مای‌اس‌کیوال (MySQL) بودیم که از میان ۵۰۰ کارمند، ۳۵۰ نفر در خانه و در ۱۱۰ شهر بزرگ، ۳۲ کشور و ۱۶ منطقه زمانی مشغول به کار بودند. امروز در هکروان ما از یک مدل ترکیبی استفاده می‌کنیم که یک سوم کارمندان همیشه در خانه کار می‌کنند و یک سوم دیگر چند روز در هفته در خانه مشغول به کار هستند. ما یک گروه ۶۰۰ هزار نفره هستیم که در سراسر دنیا در خانه کار می‌کنند.
در ادامه می‌توانید پیشنهادهای من برای کسانی که قصد انجام این کار در این وضعیت دارند را بخوانید.
از ارشدترین مقام شرکت شروع کنید
مدیر عامل باید در برنامه‌ها و کانال‌های ارتباطی آنلاین حضور داشته باشد؛ به طور فعالانه‌ای با دیگران ارتباط برقرار کند؛ در زمان مناسب در مکالمات تعامل داشته باشد و در صورت لزوم برای برگزاری تماس تصویری تصمیم بگیرد.
آن‌ها باید در دسترس، خوش برخورد و متشخص باشند. جنبه شخصی خود را نشان دهند و نه صرفا جنبه‌ی حرفه‌ای‌شان. تنها نقاط قوت خود را بروز ندهند و بخش آسیب‌پذیرشان هم نمایان کنند. بیشتر از دستور دادن، گوش فرا دهند؛ تشویق‌کنند؛ ترغیب‌کنند و افراد را در شرکت تحسین کنند.
وقتی کارکنان سازمان ببینند که مدیر عامل به طور کامل از راه دور و دیجیتال کار می‌کند، او را در این امر دنبال خواهند کرد. خطر کار کردن از راه دور این است که افراد ساعت‌های طولانی بدون حرکت در روز کار می‌کنند و این برای سلامتی‌شان مضر است. مهم است که مدیر عامل به عنوان یک الگو برای کارکنان، زمانی را برای اتمام زمان کاری در نظر بگیرد.
تقویت دوباره مأموریت، هدف و ارزش‌های شرکت
ابتدا مطمئن شوید که می‌توانید به صورت ساده توضیح دهید که چرا شرکت وجود دارد و در تلاش برای دستیابی به چه هدفی است. سپس اهداف و افق‌های شرکت را تا جایی که ممکن است عمیق و با جزئیات بیشتر توسعه دهید. وقتی که کارکنان این تصور را دارند که در قالب یک گروه فعالیت می‌کنند، هماهنگی بین مناطق زمانی مختلف آسان‌تر خواهد بود.
قابل اعتماد و پذیرا باشید
فرهنگ سازمانی هر تیمی در ابتدای کار بنا نهاده می‌شود و چنین تیم‌های موفقی در شروع کار به همدیگر اعتماد دارند. برای جلب اعتماد کارکنان، مدیران اجرایی باید در کانال‌های ارتباطی پذیرا و قابل اعتماد باشند. زمانی که مشکلات و موضوعات حساسی به وجود می‌آیند، از آن‌ها فرار نکنید. به موضوعاتی که توسط کارکنان مطرح می‌شود، بپردازید و از آن‌ها پنهان نشوید.
رازداری، توطئه یا برنامه‌ریزی پنهان تمامی تلاش‌ها برای ساخت اعتماد در یک سازمان دیجیتال که مدیران اجرایی به آن احتیاج دارند را ریشه‌کن می‌کند. یاد بگیرید که مؤدب، سیاستمدار و دلسوز باشید. سپس چنین ویژگی‌های ایده‌آلی در تیمتان نمایان خواهان شد.
فرهنگ یک شرکت دیجیتال را ترویج دهید
در یک شرکت با سبک کاری حضور در دفتر کار، روابط بین افراد و فرهنگ سازمانی خود به خود به وجود می‌آید. در حالی که ممکن است تصمیمات و مسائل تجاری در محیط دیجیتال روی دهد. وقتی سبک کاری را به دورکاری و دیجیتالی تغییر می‌دهید، باید نشانه‌ها و اصطلاحات آنلاین هم برای بیان احساسات در نظر بگیرید. شوخی، تجلیل، وراجی، تحسین، اجتماع، خانواده، علایق شخصی و … باید به فضای دیجیتال آورده شود تا یک محیط سالم به وجود آید و ارتباط افراد به راحتی و در لحظه رخ دهد. باید یک بستر مجازی خلق کنید تا افراد در داخل آن با یک دیگر رابطه داشته باشند. به این شکل ابعاد انسانی داستان هم در نظر گرفته می‌شود.
همیشه از ابزار درست استفاده کنید
از هر ابزار دیجیتال که در دست دارید برای تسهیل مکالمات استفاده کنید. به وسیله ارسال پیامک، نرم‌افزار اسلک (Slack)، ایمیل، ویکی (Wiki)، برنامه هنگ‌آوت (Hangout)، ویدئو کنفرانس و چت‌های گروهی در زمان تماس‌های گروهی آنلاین بهره ببرید. بگذارید افراد از هر ابزاری که با آن راحت هستند برای ارتباط با یکدیگر استفاده کنند. حتی می‌توانید در صورت لزوم محتوا را ذخیره کنید.
در همین زمان که سعی داشتیم در شرکت خودمان زمینه‌های کار از راه دور را فراهم کنیم، دریافتم که برخی از شرکت‌های دور کار هم از عکس این روش استفاده می‌کنند. آن‌ها تعداد کمی ابزار برای ارتباط انتخاب می‌کنند و کاملاً مشخص می‌کنند که از چه ابزاری به چه منظوری استفاده شود. براساس تجربه خودم فکر می‌کنم که منعطف بودن بهترین راهکار است.
اولین تجربه دورکاری را خلق کنید
در برنامه اسلک یا هر برنامه دیگری، یک کانال به وجود آورید تا افراد بتوانند در لحظه با هم ارتباط داشته باشند. هم دیگر را تشویق کنند و هر کدام از تشویق‌ها را با تعداد زیادی شکلک (Emoji) در کانال جشن بگیرید. همچنین می‌توانید یک کانال برای اعتراف کردن بگذارید تا افراد برای همدیگر مسائل مختلفی را بازگو کنند.
یک کانال دیگر هم برای جشن گرفتن موفقیت‌ها و جشن تولد‌های اعضا در نظر داشته باشید. اما در همه حالات، اهداف هر کانال را بیان کنید. حتی می‌توانید یک قدم جلوتر رفته و یک برنامه پاداش اختیاری اجرا کنید که فقط به مواردی که اشاره کردید، جایزه تعلق بگیرد. این موارد فقط کار کردن تا دیر وقت، فروش و بازدهی بالا نیست.
اگر در جلسه‌ای که در مکانی برگزار می‌شود، افرادی باید به صورت مجازی حضور یابند؛ همیشه صبر کنید تا اول این افراد حرف بزنند. اگر می‌خواهید کار درست پیش برود، ابتدا به نیازهای این گروه توجه کنید. هماهنگی با دیگر افراد آسان خواهد بود.
اختلافات و مشکلات را با خلاقیت مدیریت کنید
در صورت عدم کارایی فردی یا مشکلات مربوط به کار تیمی، می‌توانید فرد یا افراد را به اتاق بخوانید و در یک نشست اوضاع را سروسامان دهید. اگر نتوانید افراد را به یک محیط فیزیکی بیاورید، چگونه می‌توان این کار را انجام داد؟ چگونه افراد را به صورت دورکاری اخراج می‌کنید؟ چگونه اقدامات انضباطی را انجام می‌دهید؟ سخت است، اما غیرممکن نیست. فقط به یک مکالمه و کمی زمان بیشتر نیاز دارد.
برای فراخوانی افراد، باید یک متن با جزئیات کامل تهیه کنید. به تمامی برداشت‌ها و سوء تفاهم های ممکن از جملات خودتان فکر کنید و تا جایی که می توانید آن را واضح بیان کنید. در متن باید دقیقاً افراد مد نظر خود را مورد خطاب قرار دهید. در مورد ارزش‌ها و رهنمودهای سازمان حرف بزنید و طی یک فرآیند منطقی به نتیجه مورد نظرتان برسید.
مهربان و دلسوز باشید
در محیط کاری فیزیکی، افراد راههای متفاوتی برای ابراز محبت به یک دیگر پیدا می‌کنند. به عنوان مثال، با خرید یک ناهار برای همکارشان یا تمیز کردن محیط کار در پایان روز کاری این کار را انجام می‌دهند. اما در یک محیط دورکاری این امکان وجود ندارد. شما باید راههای دیگری برای این منظور پیدا کنید.
یاد بگیرید که ایمیل‌های محبت‌آمیز بفرستید. برای کسانی که نیاز دارند یا لیاقت آن را دارند، گل یا کارت هدیه بفرستید. در آخر توجه کنید که عکس هدیه‌ها را در فضای مجازی به اشتراک بگذارید تا همه آن را ببینند.
روستای ماهیگیری
من از استعاره قدیمی روستای ماهیگیری برای سازمان‌های دورکار استفاده می‌کنم. عصرها ماهیگیران دور هم جمع می‌شوند و اوقات خوشی را برای هم دیگر رقم می‌زینند. اما هر روز صبح، هر کدام از آن‌ها به تنهایی با قایق کوچک خود به دریا می‌روند. می‌توانند با رادیو با یکدیگر در ارتباط باشند؛ اما هر ماهیگیر در مسیر خود حرکت می‌کند و به صورت مستقیم به هم دیگر کمک نمی‌کنند.
برگشتی در کار نیست، مگر تا وقتی که ماهی کافی صید شود. اما به محض اینکه کارشان تمام شود، دوباره دور هم جمع می‌شوند و اوقات خوشی خواهند داشت. دورکاری در یک سازمان هم دقیقاً بدین صورت است؛ هر کارمند تا زمان به پایان رسیدن تمامی کارها در قایق خود تنها است. هر از گاهی، شرکت باید یک دورهمی ترتیب دهد تا افراد داستان‌های ماهیگیری خود را به اشتراک بگذارند.
استعاره‌های دیگری برای چنین محیط کاری وجود دارد. می‌تواند چوپانان یک گله‌ی بز باشد که هر کدام تنها با بز‌ها هستند، یا چوب‌بر‌هایی که در جنگل کار می‌کنند. ارتباط با افرادی که در حال انجام دادن کار یکسانی مانند شما هستند چیز جدیدی برای بشریت نیست. چنین چیزی بیش از هزاران سال قبل وجود داشته است.
انقلاب صنعتی این باور را را به ما القا کرده است که فضای محیط کاری با فضای خانه فرق دارد و در محیط کاری باید در مجاورت افراد دیگری باشیم. اما امروزه این محیط کاری اشتراکی است که غیرعادی است و در خانه کار کردن امری طبیعی به حساب می‌آید.
تمام جهان آنلاین است. تمدن بشری ما دیجیتال شده است. در هنگامی که این رهنمود‌ها را اعمال می‌کنید، خواهید دید که کار از راه دور چالش بزرگی نیست که نگران آن باشید. این شیوه کاری یک مزیت تجاری برای موفقیت کسب‌وکار شما محسوب می‌شود.
بعد از پایان بحران کرونا، سازمان‌های دورکار زیادی خواهیم داشت. با مشروط نکردن فعالیت و مشارکت به یک مکان خاص و یک زمان دقیق، ما توزیع فرصت را دموکراتیک می‌کنیم و دنیایی از امکانات جدید را به روی خود باز می‌کینم.
انتهای پیام
