تکنیک تایم باکسینگ چیست و چطور به کسب و کارها کمک می کند؟

مجله اینترنتی شنبه نوشت:

اگر به دنبال روش های عملی برای بهبود بهره وری و استفاده حداکثری از زمان خود هستید در این مقاله با یکی از تکنیک های مدیریت زمان به نام تایم باکسینگ آشنا خواهید شد. این تکنیک به شما کمک می کند با ایجاد چارچوب زمانی برای انجام کارها تمرکزتان را افزایش دهید و نتایج بهتری را به دست آورید.

تایم باکسینگ چیست؟

تایم باکسینگ (به انگلیسی: Timeboxing) یکی از بهترین تکنیک های مدیریت زمان است که انجام یک کار را به یک جدول زمانی ثابت و واقعی محدود می‌ کند. این تکنیک همچنین به عنوان مسدود کردن زمان شناخته می شود که بخشی از متدولوژی های مدیریت پروژه Scrum و Agile است.

جدول زمانی در تکنیک تایم باکسینگ شامل مقادیر معینی (دقیقه ساعت روز هفته و ماه) است که با توجه به پیچیدگی کار در دسترس فرد قرار دارد. تایم باکسینگ در میان بسیاری از کارآفرینان مانند ایلان ماسک از محبوبیت بالایی برخوردار است.

بیشتر نکات ابزارها یا شیوه های بهره وری شامل انجام یک کار و تمرکز بر روی آن تا تکمیل شدن است. تایم باکسینگ تمرکز خود را روی جدول زمانی قرار می دهد. در واقع مهلت انجام کار باید عامل محرکی باشد که فرد کار را انجام بدهد.

تایم باکسینگ یک واحد زمان ثابت و حداکثری را به یک فعالیت اختصاص می دهد. این واحد یک جعبه زمانی یا تایم باکس نامیده می شود که در آن فعالیت برنامه ریزی شده انجام می شود.

این تکنیک یک برنامه ریزی مدیریتی هدف مدار است که یک جعبه زمانی را برای تکمیل یک کار خاص در نظر می گیرد. تایم باکسینگ به عنوان تکنیکی در نظر گرفته می شود که به طور موثر اهمال کاری را کاهش می دهد.

تایم باکس به شما کمک می کند تا یک روز کامل را برنامه ریزی کنید تا بهره وری را به حداکثر برسانید. شما موارد لازم از لیست کارهای خود را به کارآمدترین روش ممکن انجام می دهید. قبل از اینکه تصمیم بگیرید کدام کار را باید انجام دهید باید هدفتان را مشخص کنید که نیازمند صرف زمان است. در نهایت شما مقدار زمان صرف شده قبل از شروع هر کار را کاهش می دهید.

از تایم باکسینگ می توانید برای برنامه ریزی وظایف فردی کمک به تیم برای سازماندهی یا مدیریت موثرتر جلسات استفاده کنید.

اگر به دنبال یادگیری مدیریت زمان و تکنیک هایی که به واسطه آن ها می توانید زمانتان را مدیریت کنید هستید پیشنهاد میکنیم حتما به صفحه “مدیریت زمان چیست؟ مزایا + تکنیک های مدیریت زمان” مراجعه کنید.

مزایای تایم باکسینگ

تکنیک تایم باکسینگ برای مدیریت کار چندین مزیت را ارائه می کند که بهره مندی از آنها در جریان کار روزمره شما می تواند بسیار ارزشمند باشد. در این بخش به چند مزیت مهم تکنیک تایم باکسینگ اشاره می کنیم.

۱. تکمیل کارهای ناخوشایند

اگر وظایفی برعهده دارید که از انجام دادن آنها می ترسید یا زیادی یکنواخت به نظر می رسد آنها را به تکه های کوچکتر تقسیم کنید و برای انجام هر کدام از آنها زمان خاصی را اختصاص دهید. با این کار می توانید ترس خود را کاهش دهید و مطمئن شوید که کار به موقع انجام می شود.

۲. حفظ تمرکز

وقتی از زمان باقیمانده برای انجام یک کار آگاهی داشته باشید خود به خود تشویق می شود که تمرکز و انگیزه خود را حفظ کنید. این امر از حواس پرتی جلوگیری و تضمین می کند که پیشرفت شما متناسب با بازه زمانی مشخص شده است.

۳. اشتباهات کمتر

سرمایه گذاری کامل برای مدت زمان محدود کمک می کند تا احتمال اشتباه کردن کاهش یابد. دلیل این امر تمرکز و سرمایه گذاری طولانی مدت شما روی یک کار است که امکان سریع تر انجام شدن کارها را میسر می کند.

۴. استفاده بهتر از منابع

با اختصاص زمان مشخص به وظایف می توانید منابع خود را بهتر تخصیص دهید. با این روش می دانید که چقدر زمان برای تکمیل هر کار وجود دارد و به این ترتیب می توانید بهتر تصمیم بگیرید که انرژی و تلاش خود را در کجا صرف کنید.

۵. در مسیر ماندن

تایم باکس به شما کمک می کند تا با اطمینان از اینکه وظایف در یک بازه زمانی خاص انجام می شوند سازماندهی خود را حفظ کنید. این امر باعث می شود تا بتوانید به برنامه خود پایبند باشید و در مسیر پیشرفت یک پروژه بمانید.

۶. دست کشیدن از کمال گرایی

وقتی برای تکمیل یک کار فقط ۲۵ دقیقه زمان دارید توجه به تمام جزئیات می تواند کار را دشوار کند. تایم باکس به شما کمک می کند از صرف ساعت ها وقت خود برای انجام تغییرات جزیی اجتناب کنید و به این ترتیب هر کار را در بازه زمانی مناسب به پایان برسانید.

۷. تقویت انگیزه

برای الهام بخشیدن به خودتان و ماندن در مسیر انجام کارها استفاده از تایمر یک راه عالی به حساب می آید. با اختصاص زمان مشخص می توانید بدون اینکه درگیر حواس پرتی یا اهمال کاری شوید روی هر کاری که نیاز به انجام دادن دارد تمرکز کنید با این رویکرد می توانید بهره وری را به حداکثر برسانید و سریع تر به اهداف برسید.

چطور از تکنیک تایم باکسینگ استفاده کنیم؟

در ادامه پنج گام که با دنبال کردن آنها می توانید تکنیک تایم باکسینگ را به صورت عملی پیاده سازی کنید توضیح داده شده است.

۱. برآورد

با برآورد مدت زمان انجام هر کار در لیست شروع کنید و زمان خاصی را به آن اختصاص دهید. این برآوردها باید شامل وقفه ها و دوره های تاخیر برای هرگونه وقفه غیرمنتظره باشد.

۲. انتخاب مدت زمان تایم باکس ها

اکنون به معنای واقعی کلمه زمان آن است که مدت زمان هر تایم باکس را مشخص کنید. می توانید از تکنیک های مدیریت زمان دیگری مانند تکنیک پومودورو استفاده کنید. پومودورو در واقع نوعی تایم باکس است که هر بخش شامل ۲۵ دقیقه کار کردن و ۵ دقیقه استراحت کوتاه است.

به جای تکنیک پومودورو تکنیک های مدیریت زمان زیادی وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید. به خاطر داشته باشید که همیشه استراحت را در دوره های تمرکز خود در نظر بگیرید. این استراحت ها به شما کمک می کنند سطح انرژی خود را بالا نگه دارید.

۳. استفاده از تایمر

از آلارم تلفن هوشمند یا یک برنامه ردیابی زمان مانند Timeular استفاده کنید تا به بهترین شکل زمان را مدیریت کنید.

۴. ارزیابی و بررسی

اگر نتوانید کار را در مدت زمان تعیین شده برای انجام آن به پایان برسانید باید دلایل آن را بررسی کنید. هر بار که این اتفاق می افتد باید ببینید چه کاری را می توانستید متفاوت انجام دهید. آیا برای این کار به زمان بیشتری نیاز داشتید؟ آیا باید وظایف خود را به ترتیب دیگری برنامه ریزی می کردید؟

رسیدن به اهداف همیشه به معنای تکمیل کار با یکبار برنامه ریزی نیست. این ارزیابی نیازهای شما و پروژه است که شما را در مسیر رسیدن به هدف قرار می دهد.

۵. به خودتان پاداش بدهید

سعی کنید با تکمیل کار تداعی های مثبت ایجاد کنید و به خودتان پاداش بدهید. این نگرش به شما انگیزه می دهد تا کارهای بیشتری را از لیست کارهای خود به پایان برسانید.

انتهای پیام