اخذ ایزو؛ راهی مطمئن برای افزایش اعتماد و فروش در بازار ایران و جهان
چکیده : ایزو (ISO) سازمانی بینالمللی است که استانداردهای قابلاجرا برای مدیریت کیفیت، ایمنی، محیطزیست و امنیت اطلاعات منتشر میکند. هنگامیکه یک شرکت اخذ ایزو را انجام میدهد، در واقع اعلام میکند که فرایندهایش را بر اساس معیارهای پذیرفتهشده جهانی طراحی و کنترل کرده است و میتواند کیفیت را بهصورت پایدار حفظ کند.
در بازاری که رقابت هر روز شدیدتر میشود، سازمانها برای جلباعتماد مشتریان و ورود به قراردادها و مناقصات، بیش از هر زمان دیگری به استانداردهای بینالمللی تکیه میکنند. به همین دلیل، «اخذ ایزو» به یک ضرورت عملیاتی تبدیل شده است؛ ضرورتی که کیفیت را قابلسنجش میکند، ریسکها را کاهش میدهد و شانس حضور در بازارهای خارجی را افزایش میدهد.
ایزو چیست و چرا به یک الزام عملی تبدیل شده است؟
ایزو (ISO) سازمانی بینالمللی است که استانداردهای قابلاجرا برای مدیریت کیفیت، ایمنی، محیطزیست و امنیت اطلاعات منتشر میکند. هنگامیکه یک شرکت اخذ ایزو را انجام میدهد، در واقع اعلام میکند که فرایندهایش را بر اساس معیارهای پذیرفتهشده جهانی طراحی و کنترل کرده است و میتواند کیفیت را بهصورت پایدار حفظ کند.
کدام استاندارد برای کدام سازمان مناسبتر است؟
- ISO 9001 (مدیریت کیفیت): این استاندارد چارچوبی ایجاد میکند که سازمان بتواند نیازهای مشتری را شناسایی کند، فرایندها را پایش کند و کیفیت را بهصورت مداوم بهبود دهد. اجرای آن باعث میشود کیفیت از وابستگی به افراد خارج شود و در قالب فرایند تثبیت شود.
- ISO 14001 (مدیریت محیطزیست): این استاندارد سازمان را ملزم میکند پیامدهای زیستمحیطی خود را شناسایی کند، اهداف کاهش آلودگی تعیین کند و مصرف منابع را مدیریت کند. شرکت با اجرای این ایزو میتواند هزینههای انرژی را کنترل کند و ریسکهای محیطزیستی را کاهش دهد.
- ISO 45001 (ایمنی و بهداشت شغلی): این استاندارد سازمان را قادر میسازد خطرات شغلی را ارزیابی کند، اقدامات کنترلی تعریف کند و ایمنی کارکنان را ارتقا دهد. اجرای صحیح آن نرخ حوادث را کاهش میدهد و بهرهوری را افزایش میدهد.
- ISO 22000 (ایمنی مواد غذایی): این استاندارد زنجیره تأمین غذا را از مزرعه تا سفره کنترل میکند و خطرات ایمنی غذا را بهصورت سیستماتیک مدیریت میکند. استفاده از آن به تولیدکننده کمک میکند مجوزهای صادراتی را آسانتر دریافت کند.
- ISO 27001 (امنیت اطلاعات): این استاندارد به سازمان کمک میکند داراییهای اطلاعاتی را طبقهبندی کند، ریسکهای امنیتی را ارزیابی کند و کنترلهای محافظتی را پیادهسازی کند. نتیجه این اقدام، افزایش اعتماد مشتری و کاهش رخدادهای نفوذ است.
اگر سازمان قصد دارد درباره انتخاب استاندارد تصمیمگیری کند، میتواند با ارزیابی ریسکها و اهداف کسبوکار، نقشه راهی تدوین کند که در آن یک یا چند استاندارد اولویت بگیرد و با برنامه زمانبندی مشخص اجرا شود.
مراحل اخذ ایزو؛ مسیر را گامبهگام پیش ببرید
- نیازسنجی و انتخاب استاندارد: تیم مدیریتی ابتدا اهداف (مثل ورود به مناقصه، صادرات یا بهبود کیفیت) را مستند میکند و سپس استانداردهای متناسب را انتخاب میکند.
- طراحی و پیادهسازی الزامات: سازمان فرایندهای کلیدی را ترسیم میکند، روشهای اجرایی و دستورالعملها را مینویسد و مسئولیتها را تعیین میکند تا الزامات استاندارد به طور عملی اجرا شود.
- آموزش و فرهنگسازی: مدیران و کارکنان آموزش میبینند تا بتوانند الزامات را در کار روزانه به کار بگیرند و نتایج را گزارش کنند.
- ممیزی داخلی: تیم داخلی یا مشاور مستقل فرایندها را بررسی میکند، عدم انطباقها را شناسایی میکند و اقدامات اصلاحی را ثبت و پیگیری میکند.
- ممیزی خارجی و صدور گواهینامه: نهاد صادرکننده (Certification Body) سیستم مدیریت را ممیزی میکند و در صورت انطباق، گواهینامه را صادر میکند.
- پایش سالانه و بهبود مستمر: سازمان هر سال با ممیزی مراقبتی (Surveillance) عملکرد را ارزیابی میکند و برنامههای بهبود را اجرا میکند تا اعتبار گواهینامه حفظ شود.
مدارک و شواهدی که فرایند صدور را تسهیل میکند
- نقشه فرایندها: سازمان با ترسیم جریان کار، ورودیها و خروجیها را مشخص میکند و نقاط کنترل کیفیت را تعیین میکند.
- روشهای اجرایی و دستورالعملها: تیمها باتکیهبر این اسناد، فعالیتها را یکنواخت انجام میدهند و از خطای انسانی کم میکنند.
- سوابق کنترل کیفیت و ایمنی: سازمان با نگهداری سوابق (مثل نتایج بازرسی، کالیبراسیون، آموزش) قابلیت ردیابی ایجاد میکند و اثبات میکند که الزامات را رعایت کرده است.
- مستند اهداف و شاخصها(KPI): مدیریت با تعریف KPI ها، عملکرد را اندازهگیری میکند و تصمیمها را مبتنی بر داده میگیرد.
مدتزمان و هزینه اخذ ایزو به چه عواملی بستگی دارد؟
مدتزمان و هزینه بهاندازه سازمان، پیچیدگی فرایندها و آمادگی مستندسازی بستگی دارد. سازمانهایی که فرایندهای خود را از قبل تعریف کردهاند، معمولاً میتوانند در بازه ۴ تا ۱۲ هفته به گواهینامه برسند. هزینه نیز باتوجهبه نوع استاندارد، تعداد سایتها و مرجع صادرکننده تعیین میشود و با انتخاب بهینهٔ دامنهٔ کاربرد و زمانبندی آموزش، قابل بهینهسازی است.
انتخاب مرجع صادرکننده؛ اعتبار بینالمللی را از ابتدا تضمین کنید
سازمان برای افزایشپذیرش بینالمللی، باید نهاد صادرکنندهای را انتخاب کند که تحت اعتبار یک نهاد اعتباردهی (Accreditation Body) عضو IAF یا ASCB فعالیت کند. چنین انتخابی باعث میشود گواهینامه در زنجیره تأمین جهانی و در مناقصات بینالمللی بیشتر پذیرفته شود. در مقابل، اگر سازمان تنها به حضور در مناقصات داخلی فکر میکند، میتواند از مراجع ملی معتبر استفاده کند و هزینه را مدیریت نماید.
خطاهای رایج که میتوان آنها را بهراحتی اصلاح کرد
- نگاه مدرک محور: برخی تیمها فقط برای دریافت کاغذ اقدام میکنند و فرایندها را تغییر نمیدهند؛ این رویکرد اثربخشی سیستم را کاهش میدهد و باید اصلاح شود.
- مستندسازی افراطی: بعضی سازمانها اسناد پیچیده تولید میکنند که کسی آنها را اجرا نمیکند؛ تیم باید اسناد را چابک نگه دارد تا کارکنان بتوانند آنها را به طور واقعی به کار بگیرند.
- عدم پایش شاخصها: وقتی سازمان KPIها را اندازهگیری نمیکند، قادر نمیشود بهموقع تصمیم اصلاحی بگیرد؛ پایش منظم این مشکل را برطرف میکند.
- انتخاب نادرست مرجع صادرکننده: اگر سازمان مرجعی بااعتبار محدود انتخاب کند، ممکن است گواهی در خارج پذیرفته نشود؛ بررسی اعتبار پیش از عقد قرارداد این ریسک را حذف میکند.
تجربههای واقعی؛ وقتی استاندارد به سود تبدیل میشود
مدیر عملیات یک کارخانه قطعهسازی خودرو میگوید:
«ما پس از اجرای ISO 9001 توانستیم نرخ ضایعات را در سه ماه اول پروژه کاهش دهیم و هزینههای دوبارهکاری را کنترل کنیم. این تغییر باعث شد زمان تحویل کوتاهتر شود و رضایت مشتری افزایش یابد.»
مدیر یک واحد صنایع غذایی نیز توضیح میدهد:
«وقتی ISO 22000 را پیادهسازی کردیم، تیم تولید توانست نقاط کنترل بحرانی را بهصورت روزانه پایش کند. این اقدام کیفیت را پایدار کرد و مسیر اخذ مجوزهای صادراتی را هموار کرد.»
نگهداری پس از اخذ ایزو؛ اعتبار را زنده نگه دارید
سازمان برای حفظ گواهینامه باید ممیزیهای مراقبتی سالانه را پشت سر بگذارد، برنامههای بهبود را اجرا کند و نتایج را مستند کند. تیم مدیریت اگر بازبینیهای دورهای را برگزار کند، میتواند اهداف جدید تعریف کند و سیستم را با تغییرات بازار همگام نگه دارد. این رویکرد باعث میشود گواهی فقط «یکبار دریافتشده» باقی نماند و به مزیت رقابتیِ پایدار تبدیل شود.
جمعبندی و منبع تکمیلی
در نهایت، اخذ ایزو وقتی ارزش واقعی ایجاد میکند که سازمان آن را به ابزاری برای کنترل فرایند و تصمیمگیری مبتنی بر داده تبدیل کند. هر کسبوکاری که میخواهد اعتماد بازار را افزایش دهد، باید این مسیر را با انتخاب استاندارد مناسب، مستندسازی چابک، آموزش هدفمند و ممیزی مؤثر طی کند.
برای مشاهده راهنمای عملی، نمونه مستندات و پاسخ به پرسشهای پرتکرار درباره مراحل و هزینههای اخذ ایزو میتوانید به وبسایت eiqm مراجعه کنید.
انتهای پیام
/سرویس بازار/
